مدیریت تغییر برای اجرای فناوری اطلاعات

مقدمه
تغییر به معنای خروج از حالتی و رسیدن و مستقر شدن در حالتی دیگر است‌. در مباحث سازمانی تغییر عبارت است از دگرگونی یک سازمان از وضعیت موجود در حداقل یکی از حوزه های ساختار سازمانی ، فناوری ، نیروی انسانی ، وظایف و عملکردهای تولیدی و خدماتی و رسیدن به وضعیت مطلوب. معمولا تغییر را به چهار نوع تغییر در ساختار ، فناوری ، مکان و افراد تقسیم می نمایند . برای ایجاد تغییر در ساختار باید در روابط سازمانی یا شیوه‌های ایجاد هماهنگی تغییراتی داد ، شغل ها و کار ها را مجددا طرح ریزی کرد یا از نظر ساختاری دست به تغییرات زد . در تغییر فناوری شیوه ای که کار ها انجام می شود و نحوه استفاده از وسایل و ماشین آلات تغییر می‌کند . تغییر در مکان این است که شیوه استقرار سیستم و دستگاهها تغییر یابند و نهایتا مقصود از تغییر در افراد این است که در نگرش ، مهارت ، انتظارات ، پنداشتها و برداشتها تغییراتی ایجاد گردد .
امروزه به دلیل استفاده روز افزون سازمانها از سیستم های اطلاعاتی، فناوری اطلاعات به یکی از مهم ترین جنبه‌های تغییر تبدیل شده است . وقتی سیستم‌های اطلاعـــــاتی جدید توسعه می‌یابند ، استفاده کنندگان آن مجبور به استفاده از فرایند های جدید می شـــوند و لذا مقاومت در برابر این تغییر امری عادی است. (Attwell Hamilton-,1997)
در ارتباط با تغییر در فناوری اطلاعات‌، یکی از اساسی ترین چالش ها، مواجه شدن با سیستم های اطلاعاتی حرفه‌ای امروزی است . علی رغم اینکه حوزه های اطلاعاتی پاسخگوی چالش های تغییر هستند اما هنوز یک راه‌حل جامع نگر مناسب، جهت پاسخگویی به ارتباطات بینابینی تغییرات مختلف وجود ندارد( 1998 De Miclelis,et,al,).
برطبق دیدگاههای مدیریت تغییر سنتی که از یک رهیافت ماشینی برای اجرای فرایند تغییر بهره می برد ، مجریان تغییر نیازمند درک عوامل و موقعیت های مختلف جهت اجرای تغییر هستند .(Smit&Cronje (,1992 اما از آنجا که سیستم های اطلاعاتی هم شامل زیر سیستم های قطعی ( نرم افزار یا سخت افزار ) و هم احتمالی (فرد افزار‌) می‌باشد، اجرای تکنولوژی جدید منجر به بروز تغییراتی با هر دو ماهیت قطعی و احتمالی می شود. بدین ترتیب مد نظر قرار دادن رهیافت ماشینی به تنهایی برای مدیریت تغییر مبتنی بر فناوری اطلاعات مناسب به نظر نمی‌رسد (Du Plooy ,1995). این مقاله یک مدل کلی را برای مدیریت تغییرات مبتنی بر فن آوری اطلاعات در سازمان پیشنهاد می نماید .
ماهیت فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات تغییرات متعددی نظیر تغییرات در محیط رقابتی ، ساختار فرهنگ سازمان را ایجاد می نماید . همچنین این فناوری افزایش اثر بخشی و کارایی در انجام وظایف و افزایش در مقادیر داده و اطلاعاتی که می تواند پردازش ، توزیع و ذخیره می‌شود را نیز موجب می شود (Morton ,1996) . توسعه فناوری اطلاعات مسائل دیگری در موضوعات گوناگون اجتماعی ( تاثیر بر زندگی کاری ) ، روحی ( مباحث مربوط به دارایی فکری ) و سیاسی ( مباحث مرتبط با ساختارهای قدرت در درون سازمان ها ) را نیز موجب می شود (Du Plooy , 1998) .
می توان به فن آوری اطلاعات به عنوان سیستمی متشکل از سه زیر سیستم سخت افزار ، نرم افزار و فرد افزار همانند شکل‌1 نگریست (Du Plooy ,1995 ). زیر سیستم سخت افزار ( ماشین ها ) و زیر سیستم نرم‌‌‌‌افزار ( رویه های برنامه نویسی شده ) هر دو از اجزاء سیستم قطعی می باشند . این اجزاء به صورت قابل اطمینان و تابع یک شیوه از پیش تعیین شده طراحی شده‌اند‌. اما چون زیر سیستم فرد افزار با افرادی که در سازمان از سیستم اطلاعاتی استفاده می‌کنند ارتباط دارد و این افراد دارای کارکرد‌های رفتاری غیر قابل پیش بینی در محیط سازمانی می باشند ، لذا این زیر سیستم یک زیرسیستم احتمالی است .
 
 
 
همراه با توسعه اجرای فناوری اطلاعات‌، توسعه دهندگان آن باید اثر این فن آوری را برروی کاربران نیز در نظر گیرند. مدل ساختاری فن آوری اطلاعات که در شکل 2 نشان داده شده است با تبیین روش تاثیر فن آوری بر افراد و سازمان می تواند در تجزیه وتحلیل این تاثیرات کمک نماید . مطابق این مدل ، رفتارهای انسانی با توسعه و بکارگیری روش های معین فن آوری برروی آن تاثیر می گذارند . فن آوری نیزکه برای انجام وظیفه ای خاص یا فراهم آوردن امکان انجام عملی خاص در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد ، به نوبه خود می تواند ویژگی های سازمانی و همچنین روش انجام کار افراد درون سازمان را تحت تاثیر قرار دهد . ویژگی های سازمانی نیز می توانند بر نحوه انجام فعالیت های کارمندان تاثیر گذار باشند ( Orlikowski & Robey , 1991 ) .
بطور خلاصه می توان گفت که سیستم های اطلاعاتی توسط افراد و برای استفاده افراد در سازمان ها طراحی شده اند . روش و نحوه تحت تاثیر قرار گرفتن یا تغییر در زیر سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری به دلیل اینکه کاملا مکانیستی هستند ، از قابلیت پیش بینی بیشتری برخوردار است . اما تغییر در افراد و محیطی که سیستم در آن به کار گرفته می شود به دلیل پیچیدگی بیشتر ، همواره قابل تعیین و یا پیش بینی دقیق نیست ( Du Plooy ,1996 ) .
فرایند تغییر
مدیریت هر سازمان علاوه بر حساس بودن نسبت به تغییر بالقوه باید قادر باشد در مقابل آن واکنش مناسبی نشان دهد . مدیریت باید ازگام های فرایند تغییر به منظور افزایش امکان پذیری اجرای موفق آن آگاه بوده و بتواند یک راهبرد مناسب برای مواجه شدن با تغییر انتخاب نماید (Smith &cronje ,1992 ). اغلب راهبرد های تغییر با استفاده از مدل «کرت لوین» برای تغییر سازماندهی شده اند. لوین بر این باور است که اگر سازمانی بخواهد به صورت موفقیت آمیزتغییراتی را در خود بدهد ، باید سه مرحله زیر را طی نماید : برهم زدن وضع موجود و از بین بردن فشارهایی که به صورت فردی و گروهی در برابر پدیده تغییر مقاومت می کنند ، حرکت در جهت وضع جدید ، تثبیت وضع تغییر یافته و به حالت دایمی در آوردن آن . پس برای مدیریت راهبردی تغییر باید نیروهای موثر بر آن شناسایی شوند(Swanepoel &Eramus ,1998 ) .
تغییر در درون یک سازمان اغلب با مقاومت مواجه می شود . روش های مختلفی برای غلبه کردن بر این مقاومت‌ها وجود دارد که به عنوان مثال می توان به ارتباطات ، مشارکت ، مذاکره اشـــــاره نمود ( Robbins,1991 ). روش دیگری را که می‌توان برای توانا ساختن سازمان و کارمندان برای قابلیت تطبیق بیشتر با محیط متغیر استفاده کرد ، روش یادگیری سازمانی است (Morton ,1996 ) . توسعه دهندگان سیستم‌ها اگر بخواهند در اجرای تغییر موفق باشند باید این مهارت ها را کسب کنند .
روش سیستم های نرم
ماهیت سنتی توسعه سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر یک دیدگاه سخت یا مکانیستی برای حل مشکلات می باشد (Dahlbom & Marhiassen , 1993 ) . این دیدگاه ( به طور مثال در ایجاد یک سیستم اطلاعاتی جدید ) به مسئله به عنوان یک پدیده واقعی و قابل حل نگریسته و فرض می کند که اهداف به آسانی و به طور واقعی قابل تعریف هستند ( Flood & Jackson , 1991 ) . اما در عمل بیشتر موقعیت های مشکل به خوبی ساختارمند نبوده و هدف یا راه حل نمی تواند به آسانی و وضوح تعریف شود . توسعه دهندگان سیستم های اطلاعاتی اغلب با مشکلاتی مواجه می شوند که یا خود جزئی از مسائل وسیع تر کسب و کار و سازمان می باشند و یا مرتبط با نیاز های فردی هستند ( Mingers , 1995 ) . این مشکلات را می توان به عنوان مسائل دارای ساختار ضعیف و یا موقعیت های مشکل نرم نام نهاد . در چنین موقعیت هایی ضروری است که به اهمیت افراد و رفتارهای انسانی توجه ویژه مبذول گردد و با دیدگاه متفاوتی به موضوع نگریسته شود .
روش سیستم های نرم در ابتدا برای استفاده در مسایل نیمه ساختاری که در آنها یا تعریف روشنی از مشکل وجود نداشت و یا عدم اطمینان در مورد فعالیت هایی که برای رفع مشکل باید انجام شوند وجود داشت ، ایجاد شد. علی رغم اینکه رهیافت سیستم های نرم ، یک رهیافت راه حل گرا نیست اما در تبیین و روشن نمودن مشکلات مفید است . هنگامی که مشکل به وضوح درک شد ، تکنیک های تحلیلی دیگری باید برای تعریف راه حل به کاربرده شوند . روش سیستم های نرم در ابتدا به صورت یک فرآیند ساختاریافته متشکل از هفت مرحله طراحی شده بود . اگرچه این نسخه اولیه برداشتی از یک فرایند ماشینی را ایجاد می نمود ، اما در نسخه های بعدی به طور روشن بیان شد که نباید به عنوان یک فرایند گام به گام مشابه سیستم های سخت استفاده شود (Avison & Fitzgerald ,1995 ) . با استفاده از این روش می توان با شناسایی و ایجاد تغییرات ضروری که منجر به بهبودهایی در مشکل موجود می شوند ، آن را حل نمود . این روش یک خط راهنما برای بررسی موقعیت ها بوده و ادراکات مختلف از موقعیت تحت بررسی را برای ایجاد یک راه حل نهایی امکان پذیر می سازد . مجموعه قوانین ثابتی برای استفاده در این روش وجود ندارد و مراحل اجرایی آن به صورت تکرار دائمی با مشارکت همه بخش های درگیر تا دستیابی به شرایط واقعی انجام می گیرد ( Flood & Jackson , 1991 ) .
 
 
از آنجا که ماهیت فن آوری اطلاعات ذاتا احتمالی است ، می توان گفت که در هنگام مواجهه با مشکلات مرتبط با فن‌آوری اطلاعات ، رهیافت حل مشکل نمی تواند منحصرا مبتنی بر دیدگاه سیستم‌‌های سخت باشد و روش سیستم های نرم می‌تواند برای حل چنین مشکلاتی استفاده شود (Checkland & scholes ,1990 ) . بدین ترتیب علی‌رغم محدودیت های روش سیستم های نرم Dahlbom & Marhiassen , 1993) در این مقاله دیدگاه سیستم های نرم در رهیافت مدیریت تغییر مبتنی بر فن آوری اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد .
مدل های تغییر تکنولوژیک
رهیافت هایی که در سازمان ها برای تسهیل اجرای سیستم های اطلاعاتی به طور گسترده استفاده می شوند ، مبتنی بر مدل های تکنولوژیک می باشند ( Thach &Woodman ,1994 ). مدل های تغییر تکنولوژیک فعالیت های مهمی را که برای توسعه روش های پایدار و قابل اطمینان ضروری هستند در بر می گیرند (Humphrey,1989). وقتی سیستم‌های اطلاعاتی بر طبق یک مدل تکنولوژیک ارائه شوند ، مسئولیت انجام کار کاملا بر عهده متخصصان تکنولوژی گذارده می شود و فرآیند ها و افرادی که تحت تاثیر فن آوری هستند مورد کم توجهی یا عدم توجه قرار می گیرند . هنگامی که از چنین رهیافت هایی پیروی می شود معمولا ابتکار های عملی آموزشی به عنوان جنبه مهمی از مدیریت تغییر در نظر گرفته نمی‌شوند (Humphrey , 1989 ) . اما علی رغم وجود این واقعیت ، به دلیل ناشناخته بودن سیستم جدید‌، درگیر شدن کاربر در توسعه سیستم‌های جدید اطلاعاتی غالبا توصیه می‌شود (Yeates ,1991). به همین دلیل سازمان ها وقتی که سیستم های اطلاعاتی جدیدی را معرفی می کنند ، از مدل های تغییر تکنولوژیک دور می شوند ( Thach &Woodman ,1994) . در این حالت تاکید بیشتر بر روی جنبه هایی همچون توسعه سازمان و روابط بین افراد و فرایندها صورت می گیرد . علاوه بر این همانگونه که قبلا اشاره شد ، ماهیت فناوری اطلاعات چنین است که تغییرات ناشی از توسعه و استفاده از سیستم های اطلاعاتی نمی توانند همیشه پیش بینی شوند . این نکته مهمی است که باید در اجرای تغییر مبتنی بر فناوری اطلاعات به آن توجه نمود. بنا براین پیشنهاد می شود که روش سیستم های نرم برای شفاف شدن حالت عدم اطمینان نسبت به تغییرات مورد انتظار به کار رود چون فقط وقتی بدانیم چه تغییراتی را انتظار داریم ، می توانیم این تغییرات را به طور اثربخش مدیریت کنیم .
مدل مدیریت تغییر برای اجرای فناوری اطلاعات
برای توسعه یک مدل کلی برای مدیریت تغییرات مبتنی بر فناوری اطلاعات ، باید زمینه هایی که منجر به تغییر می شوند مورد ملاحظه قرارگیرند. بر اساس نظریه تعامل فناوری و سازمان دو قلمروی را که می توان در آنها انتظار تغییر داشت عبارتند از :
1) تغییرات مورد نیاز : اجرای فناوری اطلاعات در سازمان نباید بدون توجه به تغییرات ایجاد شده در سازمان و نحوه عملکرد کارمندان صورت پذیرد . بنابراین‌، تغییرات درفناوری ، اعمال انسانی وحوزه‌های سازمانی باید مد نظرقرارگیرد .
2) تغییرات نتیجه ( برایند ) : درنتیجه اجرا واستفاده از فناوری اطلاعات، تغییرات دریک حوزه می تواند منجر به تغییرات در دیگرحوزه ها شود .پس باید توجه نمود که وقتی تغییر در هر یک از این حوزه ها اجرا می شود ، تغییر جدیدی می تواند درهر حوزه دیگری رخ دهد .
اولین جنبه ای که باید در تدوین یک مدل مدیریت تغییر مورد توجه قرار گیرد‌، شناسایی منابع نخستین یا ابتدایی تغییر است . هنگام توسعه سیستم های اطلاعات‌، توسعه دهندگان اینگونه سیستم ها باید از مدل های تجزیه و تحلیل معین و شناخته شده روش های طراحی نظیر چرخه عمر توسعه سیستم ها پیروی نمایند .
همانطور که در شکل 4 نشان داده شده است چرخه عمر توسعه سیستم ها مشتمل بر پنج مرحله می باشد . هر مرحله شامل وظایف معینی است و وظایف هر مرحله به عنوان ورودی برای مرحله بعدی استفاده می شود . همچنین در صورتی که اطلاعات ارائه شده به عنوان نتیجه مرحله قبلی برای ادامه وظایف در مرحله بعدی ناکافی باشند‌، برگشت به مرحله قبلی چرخه ضروری است . در طول هر مرحله از چرخه عمر توسعه سیستم ها ، تصمیماتی در مورد سیستم پیشنهاد داده شده یا تغییر داده شده اتخاذ می شود . این تصمیمات می تواند مرتبط با سخت افزار و نرم افزار مورد استفاده برای توسعه سیستم ( تصمیمات تکنولوژیکی ) یا تصمیماتی درباره فرایند ها یا رویه های کار که خودکار شده اند ( تصمیمات اجتماعی ) باشد و بدین ترتیب می تواند منجر به بروز تغییراتی با ماهیت اجتماعی یا تکنولوژیکی شود .
 
 
تغییراتی که از تصمیمات اتخاذ شده در چرخه عمر توسعه سیستم ها پیروی می کند ، می تواند همچون درخواست تجهیزات جدید سخت افزاری کاملا شفاف باشد و یا همچون تغییراتی که مرتبط با اهداف سازمانی ، رفتار و نیازهای انسانی می باشند‌، غیر شفاف و بدون ساختار باشد . بدون توجه به انواع تغییرات ، باید گزینه های ممکن تغییر، تبیین و مدیریت شوند . به دلیل اینکه روش سیستم های نرم از عهده این امر برمی آید می تواند در طول مدیریت تغییر به عنوان یک روش برای توضیح حوزه های تغییر مبهم و غیر شفاف قابل کاربرد باشد . شکل 3 بکارگیری روش سیستم های نرم را برای تغییراتی که از چرخه عمر توسعه سیستم ها پیروی می‌کنند‌، نشان می‌دهد .
مدل پیشنهادی
با توجه به مباحث قبلی می توان مدلی که بوسیله آن بتوان تغییرات مبتنی بر فن‌آوری اطلاعات را تشخیص داده ومدیریت نمود را به شرح شکل 4 پیشنهاد کرد .
این مدل هم تغییرات تکنولوژیک و هم تغییرات اجتماعی ناشی از توسعه سیستم های اطلاعاتی و یا استفاده از سیستم های اطلاعاتی جدید را در بر می گیرد . همچنین این مدل راهی برای شفاف کردن تغییرات غیر شفاف و ساختارمند شدن یک مشکل بدون ساختار و مورد توجه قرار دادن اثر این تغییرات نشان می دهد . زیرا تنها در این صورت است که می توان اقدام مناسب را انجام داد و مدیریت تغییر را اجرا نمود
حوزه های سه گانه مهم دراین مدل به صورت نقاط A ، B و C نشان داده شده‌اند‌. حوزه A چرخه عمر توسعه سیستم ها ، حوزه B فرآیند مداوم روش سیستم های نرم و حوزه C تعامل بین فن آوری و سازمان را نشان می‌دهند . راهبرد اجرای تغییر توسط سه مرحله از حالت انجماد درآمدن ، ایجاد تغییر و انجماد مجدد بیان می شود . باید توجه داشت که این تقسیم بندی به حوزه های سه گانه کاملا نظری بوده و هنگام استفاده از این مدل باید حوزه های سه گانه به صورت یک کل با یکدیگرمرتبط شوند .
چرخه عمر توسعه سیستم ها نقطه شروعی برای این مدل است . تغییرات از تصمیمات اتخاذ شده در طول هرمرحله از چرخه عمر توسعه سیستم ها پیروی می کنند ( حوزه A). این تغییرات ممکن است از آغاز کار شناخته شوند همچون تجهیزات و سخت افزار جدید ، یا می توانند در این مرحله بدون ساختار و مبهم باشد. اگر تغییرات مبهم باشند ، اولین اقدام ضروری درگیر شدن همه بخش های مرتبط در یک فرایند ایجاد شناخت درباره شرایط نامطمئن و تبیین تغییرات پیش از مدیریت نمودن آنهاست . وقتی عدم اطمینان در مورد تغییراتی که انتظار داریم به وجود می آید ، باید با دنباله روی پیکان نشانه دار ( I ) به سمت حوزه B حرکت کنیم . اگر هم که تغییرات صریح و روشن باشد می توانیم به طور مستقیم و با دنباله روی پیکان نشانه دار (ii ) به سمت حوزه C حرکت کنیم .
در حوزه B بازیگران نقش های مختلف می توانند در یک فرایند مقایسه بین موقعیت های واقعی و سیستم های مناسب درگیر شوند . واژه های «وقعیت واقعی» «سیستم های مناسب» را می توان در مدل مدیریت تغییر به شرح زیر توضیح داد :
1) موقعیت های واقعی : موقعیت جاری مربوط به رویه یا سیستم اطلاعات جاری که توسط فناوری پیشرفته و جدید جایگزین می شود.
2) سیستم های مناسب : مدل های مناسب دیدگاه های مختلفی هستند که بخش ها نسبت به سیستم پیشرفته یا جدید دارند . تجزیه و تحلیل سیستم جدید به نحوی که توسط بازیگران نقش های مختلف درک می‌شود می تواند تعیین نماید که چگونه فن آوری استفاده می شود ، چگونه بر کاری که کاربران مسئول اجرای آن هستند اثر دارد‌‌، و چگونه بر ویژگی های سازمانی تاثیر می‌گذارد .
مقایسه بین موقعیت های واقعی و سیستم های مناسب ، تغییراتی را که ناشی از سیستم اطلاعات جدید هستد را نشان دهد که بر اساس آن می توان این تغییرات را مدیریت کرد (حرکت به حوزه C با دنباله روی پیکان iii) . به علاوه در نتیجه بکارگیری رهیافت های تغییر سنتی ( در حوزه C ) بهبودهایی را می توانیم هم در موقعیت جاری و هم راهی که سیستم جدید می پیماید، انتظار داشته باشیم .
 
 
وقتی که تغییرات ناشی از توسعه و استفاده از سیستم های اطلاعات شناخته می شود ، این تغییرات باید توسط ابزارهای رهیافت تغییر سنتی مدیریت شوند ( حوزه C ) .علاوه براین فرایند ، باید تغییرات اضافی مورد نیاز یا ناشی از تغییر اولیه و حوزه های مربوط نیز مورد ملاحظه قرار گیرند (نظیر تغییرات سازمانی ، تغییرات تکنولوژیک یا تغییر در رفتار انسانی) . اگر این تغییرات به طور واضح تعریف شوند می‌توان آنها را توسط ابزار های رهیافت تغییر سنتی مدیریت کرد ( با دنباله روی پیکان در حوزه C ). از طرف دیگر ، اگر نتایج تغییرات غیرشفاف یا بدون ساختارباشند ، در ابتدا شفاف نمودن مشکلات، مورد نیاز است (حرکت به حوزه B با دنباله روی پیکان نشانه‌دارiv). زمانی که تغییر پیاده سازی یا برنامه ریزی شد می‌‌توان بر روی مرحله بعدی در چرخه عمر توسعه سیستم متمرکز شد (حرکت برگشتی به حوزه A با دنباله روی پیکان نشانه دار v). بدین ترتیب این مدل یک فرایند گام به گام و بازگشتی در مدیریت تغییر است که در آن هر تصمیم در چرخه عمر توسعه سیستم ها می تواند به یک تغییر بالقوه منجر شده و علاوه بر این هر محرک تغییر می تواند مورد برنامه ریزی و مدیریت قرار گیرد .
با دنباله روی از خطوط راهنمای مدل‌، امکان دارد که تغییرات ناشی از معرفی فناوری مورد توجه قرار گیرند و فقط اگر موضوع تغییر مورد انتظار شفاف باشد ، امکان طرح ریزی مناسب وجود خواهد داشت . به علاوه در مراحل اولیه فرایند تغییر باید روش هایی که می توانند برای حذف مقاومت در مقابل تغییرات به کار روند ، مورد توجه قرارداده شوند . روش سیستم های نرم می تواند در این راستا مفید واقع گردد . مدیریت باید متقاعد شود که نگرش به کارکنان به عنوان بخشی از فرایند تغییر و توسعه و شنیدن نقطه نظرات آنان و حتی چنانچه امکان پذیر باشد استفاده از پیشنهاد های آنها در اجرای سیستم ضروری است‌. این مشارکت فرصتی را برای برقراری ارتباط و تاثیر گذاری در جهت استفاده از منافع سیستم جدید برای همه بخش های در گیر در امر تغییر ایجاد می نماید . کلام آخر اینکه ، پیش از اینکه بتوان هر مدل جدید منجمله مدل ارائه شده در این مقاله را بطور موفق در یک سازمان اجرا نمود ، ضروری است فلسفه موجود و مورد قبول مدیریت در آن سازمان کاملا بررسی گردد. برای مفید بودن این مدل و توانایی اداره تغییر توسط آن باید بحث و مذاکره در مورد آن تشویق شده و نقطه نظرات افراد مختلف که تحت تاثیر فن آوری مورد نظر هستند بررسی گردد . علاوه بر این لازم است که از رهیافت نظری سیستم ها که تنها فن آوری را به عنوان مهم ترین و تعیین کننده ترین عامل مورد توجه قرار می دهد احتراز نمود .
 
نتیجه گیری
برای انجام مدیریت موفق در پیاده سازی سیستم ها باید به مدیریت تغییر و توسعه در فناوری و همچنین به روابط بین افراد ، روابط بین افراد و فن آوری و نیز روابط بین عملکرد های آنان و سازمان توجه نمود . هنگامی که به مدیریت تغییر تنها از دیدگاه فن آوری نگریسته شود ، توجه ناچیزی به کاربران و فرایند کسب و کاری که توسط آن فناوری تحت تاثیر قرار می‌گیرد ، اعمال می‌گردد (Yeates ,1991) . اما به هر حال نظریه تعامل فناوری و سازمان بیان می دارد که موضوعات فناوری ، ویژگیهای سازمانی وفعالیت های انسانی ازیکدیگر قابل تفکیک نبوده و بر همدیگر اثر می گذارند .پیاده سازی فناوری اطلاعات منجر به پیامدهای اجتماعی خواهد گردید که باید علاوه بر تغییر فناوری این پیامد ها نیز توسط یک فرایند برنامه ریزی شده تغییر ، مورد مدیریت قرار گیرد . با ترکیب نگرش‌های سنتی مدیریت تغییر وروش سیستم های نرم‌، محیطی ایجاد می شود که در آن مشارکت در فرایند تغییر مورد تشویق قرار می گیرد . با بکار گیری چار چوب مدیریت تغییر، تعیین تاثیرات فناوری جدید امکان پذیر بوده ونگرش مثبتی نسبت به سیستم جدید ایجاد خواهد گردید . یک نگرش مثبت ممکن است منجر به پذیرش بهتر و بیشتر فناوری اجرا شده یا تغییر یافته گردد .در این مقاله بیان شد که این مدل تغییر را می توان درمورد تغییر های مبتنی بر فناوری اطلاعات مورد استفاده قرار داد‌. همچنین بیان گردید که در مورد تغییراتی که کاملا و بطور صریح شناخته شده اند می‌توان با استفاده از اصول سنتی مدیریت تغییر عمل نمود ، اما در صورتی که تغییرات مبهم و نامعلوم بوده و از طبیعت اجتماعی برخوردار باشند ، باید روش های دیگری همچون روش سیستم های نرم که جزئی از مدل تغییر است را بکار گرفت و از طریق مشارکت فعال بخش های در گیر در امر تغییر به اهداف آن دست یافت .
منابع
[1] Avison D E & Fitzgerald G (eds.). 1995. Information Systems Development: Methodologies, Techniques and Tools. Second Edition. London: McGraw-Hill Book Company.
[2] Balasubramanian V. (No date). Organizational Learning and Information Systems. (Online). Available: http://www.indiana.edu/~aisdept/isworld/Learning /orglrn1.html. (13 October 1997).
[3] Checkland P & Scholes J. 1990. Soft Sytems Methodology in Action. Chichester: John Wiley & Sons.
[4] Dahlbom B & Mathiassen L. 1993. Computers in Context. Oxford: NCC Blackwell.
[5] De Michelis G, Dubois E, Jarke M, Matthes F, Mylopoulos J, Schmidt J W, Woo C & Yu E. 1998. A Three- Faceted View of Information Systems. Communications of the ACM. Vol 41(12): 64 - 70.
[6] Du Plooy N F. 1995. Information Systems as Social Systems. Working Paper. Department of Informatics: University of Pretoria.
[7] Du Plooy N F. 1996. Information Technology, Organisational Vulture and Working Life. Working Paper. Department of Informatics: University of Pretoria.
[8] Du Plooy N F. 1998. An Analysis of the Human Environment for the Adoption and Use of Information Technology. Unpublished D.Com Dissertation, University of Pretoria, South Africa.
[9] Flood R I & Jackson M C. 1991. Creative Problem Solving: Total System Intervention. Chicester: John Wiley.
[10] Hamilton-Attwell A. 1997. The Impact of Transformation on Employees. Management Today. February 1997.
[11] Huhn T J & Widerman P D (eds.). Management in Change - Perspectives. Florida: The Creative Factory, Inc.
[12] Humphrey W S. 1989. Managing the Software Process. Reading, Massachusetts: Addison-Wesley Publishing Company, Inc.
[13] Mingers. 1995. Using Soft Systems in the Design of Information Systems. In Stowell F A (ed.). Information Systems Provision: The Contribution of Soft Systems Methodology. London: McGraw-Hill Book Company.
Computerization and Controversy: Value Conflicts and Social Choices. Second Edition. San Diego: Academic Press.
[14] Robbins S P. 1991. Organizational Behaviour: Concepts, Controversies and Applications. Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall.
[15] Smit P J & Cronjé G J de J. 1992. Management Principles. Kenwyn: Juta and Co, Ltd.
[16] Thach L & Woodman R W. 1994. Organizational Change and Information Technology: Managing on the Edge of Cyberspace. Organizational Dynamics. Summer 1994: 30 – 46.
[17] Yeates D (ed). 1991. Project Management for Information Systems. London: Pitman Publishing.

طرح ریزی استراتژیک اطلاعاتی , مهمترین عامل موفقیت سازمانها

 IT یک استراتژی است

با شناخت فرصتها و امکاناتی که از IT ایجاد شده ، آن را به یک استراتژی شبیه کرده است تا یک فرمول و نسخه عملی . استراتژی جدید برای دسترسی متفاوت به آنچه آرمان یک سازمان تعریف می کند . IT یک شناخت وسیع از محیط اطراف را در ذهن ها ایجاد نموده و هرکس را ، در هر سطح و ایده بسوی خود جلب می کند .

سازمانها به این پدیده برای دسترسی به بازار بزرگتر ، ارائه خدمات بیشتر و بهتر ، جمع آوری و نگاه دقیق تر و زنده به نظریه ها و سلیقه ها ، انجام راحت تر و سریعتر کارها ، ارزانتر کردن هزینه خدمات و عملیات ، کنترل دقیقتر و دسترسی سریعتر به منابع داخل و بیرون سازمان و ارتباطات سریعتر و ارزانتر نگاه می کنند . حال ، آنچه در تعریف IT بچشم می خورد ? که در سایر فن آوری ها تا این حد مدنظر نبوده ? مفید بودن این کاربردها از طریق تعریف و ترسیم یک استراتژی درازمدت و منطقی در اداره امور سازمان و خدمات و ارتباطات است . شناخت هرچه دقیق تر و کاملتر از IT برای مدیران و کارشناسان سازمان ها ، آنان را در تنظیم و طراحی یک استراتژی علمی تر با نگرش IT کمک شایانی می کند .

IT یک سری مفاهیم و فکر است

صرف نظر از بعد استراتژیک در IT ، و ابزار و اسباب کار از سوی دیگر ، IT شبیه یک فکر و اندیشه برای انجام بهینه و موثرتر کارهاست . از آنجا که IT تنها در قالب بسته نرم افزاری یا سخت افزاری و یا ترکیب آنها قابل تعریف و کاربری نیست ، لزوم ایجاد فکر و اندیشه قوی و جامع برای ترکیب ابزارها برای اجرای اهداف و عملیات و ارتباطات نیز یکی دیگر از ابعاد گسترده و شگفت انگیز IT است . با این تعبیر ، ابزار و اسباب نرم افزاری و سخت افزاری در IT بیشتر شبیه مواد خامی می مانند که مطابق نیاز ، با هم ترکیب شده و کار خاصی را انجام می دهند .

در سازمانها ، بایستی یک استراتژی برای استفاده از IT وجود داشته باشد و پس ار آن ، فکر و اندیشه جهت ترکیب و بکارگیری ابزار IT بکارگرفته شود ، و در انتها به مرحله اجرایی و استفاده از IT رسید . با این توضیحات ، ابزار مشابه در سازمانهای حتی مشابه می تواند کاربرد متفاوتی داشته باشد.

IT یک سری ابزار است

به هر آنچه موجب جمع آوری ، گردش ، پردازش و انتقال اطلاعات و پیامها بدون محدودیتهای مکانی و زمانی باشد IT گفته می شود . رایانها ، شبکه های رایانه ای ، انواع نرم افزارها و .... همه در حوزه IT جای می گیرند . سازمانها نیز استفاده از IT را سالها تجربه کرده اند ، اما آنچه تا کنون در سازمانها مطرح بوده ، طبق تعاریف جدید از IT ، نمی توانست کاربرد موثر و شایسته این پدیده عظیم را پاسخگو باشد . شاید موفق ترین سازمانها در استفاده از سخت افزار و نرم افزارهای رایانه ای و ارتباطات ، بدون استراتژی و اندیشه استفاده از IT ، کمترین بهره را از آن برده اند .

طبیعی است که ترکیب استراتژی ، فکر و اندیشه ، تجهیزات و ابزار ، همگی می توانند براساس یک طرح اجرایی کامل و گویا ، مزایا و فرصتهای جدید و قابل توجهی را برای سازمانها ایجاد کنند.

IT نوآوری است

چنانچه سازمانها حلقه های مفاهیم و گامهای فن آوری اطلاعات را منهای نوآوری بکار گیرند ، به طور یقین پس از مدتی کوتاه با شکست روبرو شده و از صحنه مقایسه یا رقابت خارج می شوند . برای زنده و پویا نگه داشتن کاربرد IT ، نوآوری ، شاه کلید توسعه و تحول آن محسوب می شود و در نتیجه ، موجب رشد سازمانها و بشر می گردد .

IT همرا با انسان است

انسانها دارای دو نقش طراحی و اجرای پروژه های فن آوری اطلاعات ( کارگزار ) و جذب وبکارگیری روشها و ابزار جدید برای انجام کارها ( کاربر ) دارند . مهارت ، دانش ، و تجربه هر کدام در جای خود تاثیر تعیین کننده در موفقیت استفاده از فن آوری اطلاعات دارد .

نقش کاربران بیش از کارگزارن است و تاثیر بیشتری در موفقیت یا عدم موفقیت دارند . این حوزه تحت عنوان مدیریت منابع انسانی و تغییر ، یا آموزش و تغییر ، یا مدیریت تغییر و امثال اینها در موفقیت کاربردهای فن آوری اطلاعات مورد نظر صاحبان فن نقش داشته و به عنوان یکی از مهمترین جنبه ها در پیاده سازی IT مطرح و راه حلهایی برای آن پیشنهاد می شود .

بنابراین باید اذعان داشت که امروزه اولین مرحله از فرایند توسعه فراگیرتکنولوژی اطلاعات (IT) در سازمانها ( بویژه سازمانهای فعال در حوزه های مختلف صنعت و تجارت ) توسعه یک طرح فناوری اطلاعات (IT Master Plan) می باشد. طبیعی است تدوین طرح فناوری اطلاعاتی می بایست با پیاده سازی و استقرار آن پی گیری گردد.

قبل از اینکه به چگونگی توسعه طرح فناوری اطلاعات و متدلوژی انجام آن بپردازیم ، بایستی به این سوال پاسخ داد که چرا داشتن یک طرح فناوری اطلاعات برای هر سازمان از اهمیت وافری برخوردار است؟

هم چنین مقدمه حاضر تلاش می نماید تا نظر کلیه افراد فعال در صنعت و تجارت و ..... را به موضوعات مرتبط با مدیریت سازمان در فرایند تهیه و تدوین یک طرح فناوری اطلاعات جلب نماید. موضوعات فوق الذکر پیش فرض انکارناپذیر توسعه طرح فناوری اطلاعات در هر سازمان تلقی می گردد.

طرح فناوری اطلاعات یا IT Master Plan ، مهمترین ماموریت هایی را که سازمان انجام میدهد ، علت و چگونگی انجام آن موارد و مسیر حرکت آتی سازمان را مدنظر قرار می دهد .

هدف از طرح فناوری اطلاعات ، تحصیل یک درک کامل از کارکردهای سازمان و نقشه های آتی آن می باشد .

سوالات اساسی عبارتند از:

نقش و فعالیت اصلی سازمان در حوزه صنعت و یا تجارت چیست ؟
الان در چه مختصاتی قرار داریم ؟
در آینده میخواهیم در کجا و چه مختصاتی باشیم؟
چگونه میخواهیم به آنجا برسیم؟


برنامه ریزی استراتژیک در کل به دو بخش تفکیک می گردد:

برنامه استراتژی کلان سازمان (Business Strtegy plan)
برنامه استراتژی اطلاعاتی سازمان (Information Strategy Plan) یا همان طرح فناوری اطلاعات
برنامه استراتژی کلان سازمان فرایندی است که در طی آن سازمان میتواند تصمیماتی در ارتباط با سمت و سوی کسب کار حرفه ای خویش اتخاذ نماید.

برنامه استراتژی کلان سازمان تصویر روشنی از اهداف و سیاستهای کلان سازمان را منعکس می نماید.

طرح فناوری اطلاعات عمدتا توسعه سیستم های اطلاعاتی سازمان را در مرکز توجهات قرار میدهد. در واقع اطلاعاتی که سازمان تولید و یا دریافت می کند، مکانیزمها و سیستمهایی که در این ارتباط مورد استفاده قرار می دهد، داده های خام پایه، اطلاعاتی که مورد تجزیه و تحلیل و یا پردازش قرار گرفته و برای تصمیم گیری مورد استفاده قرار می گیرند، سیستم ها و تکنولوژی های رایانه ای که اطلاعات را پردازش و یا ایجاد می نمایند و ... در درجه اول اهمیت قرار می گیرند.

همچنین طرح فناوری اطلاعات تلاش می کند که ارتباط و همبستگی سیستم های مورد اشاره را با فضای عمومی کسب و کار و اهداف و سیاستهای کلی سازمان، مورد آزمون مجدد قرار گیرد.

امروزه سازمانها بطور معمول در شرایطی قرار گرفته اند که بخش قابل توجه و رو به رشدی از منابع خود را مصروف بخش IT می نمایند. بنابراین ضروری است اختصاص منابع و هزینه های فوق الذکر بصورتی برنامه ریزی شده و دقیق انجام پذیرد بطوریکه بتواند نیازهای سازمان را تامین نماید.

داشتن یک طرح فناوری اطلاعات میتواند این اطمینان را ایجاد نماید که سازمان بیشترین دستاوردها را از سرمایه گذاری خویش کسب نماید.

رویکرد مناسب برای سرمایه گذاری در حوزه IT در طرح فناوری اطلاعات منعکس می گردد. برای مثال یک سازمان میتواند در استقرار سیستم کلان IT بعنوان یک پیشرو و یا Leading Edge در کشور عمل نماید و یا میتواند رویکرد متعادل تری را اتخاذ نماید . رویکردی که در آن سازمان منتظر می ماند تا سیستم IT مورد نظر در سطح جامعه و یا کشور بصورت عرف درآید. رویکردی که در آن هدف استقرار یک سیستم IT معمول و متعارف مدنظر قرار میگیرد.



یکپارچه سازی طرح فناوری اطلاعاتی با برنامه استراتژیک کلان سازمان
اگر طرح فناوری اطلاعات مبتنی بر استراتژی سازمان باشد، مدیریت سازمان درک و برداشت عالیتری از پتانسیل سیستم های IT خواهد داشت.

از دیگر سو پیوند این دو استراتژی به متولیان IT کمک خواهد نمود تا درک و برداشت خود از نیازهای سازمان را بهبود ببخشند. بدین طریق پتانسیل سیستم های IT برای پشتیبانی نیازهای سازمان بهبود خواهد یافت.

همچنین طرح فناوری اطلاعات نیازمند یکپارچگی (Integration) با سایر جنبه های استراتژی سازمان می باشد:

برای مثال اگر سازمان در حال توسعه یک حوزه جدید کاری بوده و یا قصد بهبود ساختار تشکیلاتی و مدیریتی خود را دارد ، در اینصورت سیستم های اطلاعاتی میتواند این تغییر و تحولات را پشتیباتی نموده و یا حداقل امکانات تحقق بهینه آنها را فراهم سازد .

با یکپارچگی طرح فناوری اطلاعات با برنامه استراتژی کلان سازمان میتوان به سوالاتی از این دست پاسخ داد:

آیا تکنولوژی اطلاعات (IT) در حد کفایت ، فعالیت های عمده سازمان را پشتیبانی می نماید؟
آیا میتوانیم هزینه فرایندهای پایه ای را کاهش داده و یا خدمات را با کیفیت بالاتری ارائه نمائیم؟
آیا تکنولوژی اطلاعات (IT) میتواند در راستای مشتری مداری و استحکام ارتباطات با مشتریان نقش بیشتری بعهده بگیرد؟
آیا تکنولوژی اطلاعات (IT) میتواند در زمینه رضایت حرفه ای کارکنان و انگیزش بیشتر آنها موثر باشد؟
آیا میتوان محصولات و خدمات جدیدتر را طرح ریزی و تولید نمود؟
آیا تکنولوژی اطلاعات ( IT) میتواند مدیریت را در تعریف بازارهای جدید و نفوذ بیشتر در بازارهای کنونی یاری دهد؟
چگونه میتوان اطلاعات و دانش فنی سازمان را بمثابه یکی از منابع مهم سازمان تلقی و مدیریت نمود؟
وضعیت و مشکلات موجود سازمان چیست ؟
آیا می توان وضعیت موجود سازمان را با توجه به محدودیت ها و امکانات تکنیکی موجود ، بهبود بخشید ؟
چه تکنولوژی های نویی در افق دید قرار دارند؟ و در آینده چگونه آنها میتوانند بکارگرفته شوند تا پاسخگوی نیازهای در حال تغییر و گسترش صنعت و تجارت سازمان باشند؟
پیامدهای نبود طرح فناوری اطلاعاتی

سرمایه گذاریها ، اختصاص منابع و تصمیمات اتخاذ شده در حوزه تکنولوژی اطلاعات (IT) بایستی در قالب یک برنامه مدون هماهنگ و تنظیم گردد.

اگر اشخاص و یا واحدهای سازمانی بصورت پراکنده نسبت به اتخاذ تصمیمات IT اقدام نمایند ، نتیجه آن از هم گسیختگی و ناهماهنگی عملیات و راه حل های IT سازمان خواهد بود. این روند نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات و جریان یکسویه اطلاعات به سمت مدیریت بالاتر سازمان را بشدت متاثر و روند توسعه IT را خدشه دار خواهد نمود .



مزایای توسعه طرح فناوری اطلاعاتی
یک طرح فناوری اطلاعاتی سازمان را در زمینه های زیر یاری می دهد:

1. چگونه سیستمهای IT موجود فعالیتهای اصلی و عمده سازمان را پشتیبانی می نمایند؟

2. توانمندیهای موجود در زمینه پشتیبانی و آموزش IT در چه سطحی از توسعه یافتگی قرار دارند؟

3. نیازهای اطلاعاتی مشتریان و ... چیست و چگونه با آنها برخورد می شود؟

4.سیاست سازمان در قبال تغییر و تحول در عرصه تکنولوژی اطلاعات چیست؟

5. اهداف کوتاه مدت ، میان مدت و بلندمدت تکنولوژی اطلاعات کدامند؟

برمبنای یافته های فوق الذکر میتوان چهارچوبی برای عملیات لازم جهت پر کردن شکاف بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب ترسیم نمود ، و فرهنگ ارزشمند مبتنی بر نگرش استراتژیک را بسط و ترویج داد که در قالب آن ، برنامه ریزی IT فعالیتی هدفمند و مستمر و همپیوند با استراتژی کلان سازمان کارفرما تلقی می گردد.

بنابراین طرح فناوری اطلاعاتی به مدیریت سازمان نشان خواهد داد که چگونه میتواند از تکنولوژی اطلاعات بهره های حرفه ای و سازمانی کسب نماید و آن را بعنوان اهرمی برای ارتقاء بهره وری ، مورد استفاده قرار دهد.

همچنین طرح فناوری اطلاعات میتواند چهارچوبی مطمئن برای توجیه سرمایه گذاری در حوزه تکنولوژی اطلاعات (IT ) ایجاد نماید.

تحقق کامل دستاوردها و منافع طرح فناوری اطلاعاتی ( IT Master Plan ) ، مستلزم درک روشن سازمان از نیازمندیهای مراحل و گامهای اولیه برای توسعه برنامه فوق الذکر می باشد و همچنین مستلزم عزم و تعهدات بلندمدت و مستمر به الزامات آن در آینده می باشد .



الزامات و نیازمندیهای یک طرح فناوری اطلاعاتی موفق
را میتوان در موارد ذیل خلاصه نمود:
1. حمایت و درگیری مستمر مدیریت ارشد سازمان

2. اختصاص منابع کافی

3. تهیه و تدوین برنامه استراتژیک اطلاعاتی شروع راه است و بایستی در مقاطع لازم بهبود یافته و بروز گردد.

برنامه های استراتژیک معمولا در قفسه ها متوقف می گردند! استقرار و پیاده سازی آنها نیازمند منابع ، زیرساخت و طرحهای تشویقی و ... می باشد

تحقق کامل دستاوردها و منافع تهیه طرح فناوری اطلاعات ( IT Master Plan ) مستلزم درک روشن سازمان از نیازمندیهای مراحل و گامهای اولیه برای توسعه برنامه فوق الذکر و همچنین مستلزم عزم و تعهدات بلندمدت و مستمر به الزامات آن در آینده می باشد

سیستم اطلاعاتی مدیریتی

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است یکپارچه که از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان تشکیل شده‌است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد (دیویس و اولسون ۱۹۸۵، ۶)[۱].

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه‌ای و کاربرـ ماشینی است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری را فراهم می‌کند.اجزاء اصلی این سیستم عبارت‌اند از: (۱) سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، (۲) سیستمی رایانه‌ای که تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم ربط داده (۳) رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ داده (۴) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و (۵) پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری [۲]

ابعاد سیستم‌های اطلاعاتی شامل مدیریت، سازمان و تکنولوژی می‌باشد.


* ۱ مدیریت
* ۲ سازمان
* ۳ تکنولوژی
* ۴ معرفی ارائه کنندگان ایرانی
* ۵ منبع

مدیریت

یک مدیر باید با توجه به شرایط و موقعیت‌های متفاوت محیطی تصمیم گیری کند با چالشها روبه رو گردد کارمندان وکارگران مختلف را در واحدها وسمت‌های مختلف به کار وادارد. برای رسیدن به اهداف سازمان برنامه ریزی کند و با تخصیص مناسب منابع و نیروی انسانی به رسیدن به این اهداف کمک نماید.
سازمان

سیستم‌های اطلاعاتی یک بعد مهم از سازمان هستند. کارکردهای اصلی سازمان عبارتند از فروش و بازاریابی، ساخت و تولید، امور مالی و حسابداری و منابع انسانی است.
تکنولوژی

تکنولوژی شامل فناوری‌های اطلاعات، پردازش، ذخیره سازی و ارتباطات می‌باشد.