ده مسئولیت اصلی مدیر فناوری اطلا‌عات

الفبای مدیریت فناوری اطلاعات - ده مسئولیت اصلی مدیر فناوری اطلا‌عات

اگر مجموعه مقالات <الفبای مدیریت فناوری اطلاعات> را تاکنون دنبال کرده باشید، لابد با بعضی از جنبه‌های مختلف این شاخه از علم مدیریت آشنایی پیداکرده‌اید. این دانش تلفیقی از تکنیک‌های مدیریتی و اصول و مبانی پیاده‌سازی و توسعه فناوری اطلاعات در یک سازمان است. اصطلاحاتی مثل TCO، ROI،BPR ، Outsourcing و (KM (۱ از جمله موارد مهمی هستند که باید هر مدیر فناوری اطلاعات درباره آنها بداند. در دو قسمت قبلی این مقاله گفتیم که تعریف یک <مدیر فناوری اطلاعات> چیست و برای اینکه بتوان به یک مدیر خوب برای اداره کردن فناوری اطلاعات (در یک سازمان) تبدیل شد به چه مهارت‌های عمومی و تخصصی نیاز است. در بخش آخر این مقاله مسوولیت‌های اصلی یک مدیر فناوری اطلاعات را بررسی می‌کنیم. ● مسوولیت‌های اصلی CIO ‌کدامند؟ با توجه به شرحی که پیرامون مهارت‌های عمومی و تخصصی یک مدیر فناوری اطلاعات در سازمان آوردیم، اینک به راحتی می‌توان حدس زد که مسوولیت‌های اساسی یک CIO چه‌چیزها‌یی هستند. این مسوولیت‌ها از یک سو به مهارت‌های عمومی مدیریتی وی و از سوی دیگر به مهارت‌های تخصصی او مرتبط هستند. این مسوولیت‌ها را از دیدگاه دیگری نیز می‌توان تقسیم‌بندی کرد. اگر خوب دقت کنیم متوجه می‌شویم که برخی از وظایف یک <مدیر ارشد اطلاعات> (۲) در حقیقت مدیریت مقولات نرم‌افزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبه‌های راهبردی مدیریت است و برخی دیگر از وظایف او با مقولاتی سخت‌افزاری مانند دستگاه‌ها و سیستم‌های کامپیوتری گره خورده است. ایده اصلی و کلی مدیریت اطلاعات در سازمان این است که یک نفر به نام CIO باید علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری جریان اطلاعات در سازمان، زمینه گردش صحیح و بهره‌برداری مناسب از این اطلاعات و اندوخته‌های معنوی را در سازمان فراهم سازد. به یک تعبیر می‌توان نقش مدیر فناوری اطلاعات در سازمان را به سیستم گردش وکنترل سوخت، آب و روغن در یک اتومبیل تشبیه کرد. چنین سیستمی علاوه بر فراهم ساختن بستر گردش این سه ماده حیاتی در اتومبیل، به‌طور مرتب بر روند حرکت آنها در سراسر سیستم نظارت می‌کند. اما بدیهی است که یک سازمان چیزی بیش از یک ماشین است و نقش انسانی و تدبیر یک CIO در مجموعه وظایف و اختیارات او از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. بنابراین، مقولاتی نظیر بودجه بندی، مدیریت پروژه و مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات در سازمان نیز جزو مسوولیت‌های اصلی اوست. ۱) مدیریت خدمات و ابزارهای دپارتمانIT به طور طبیعی اولین انتظاری که سازمان از یک مدیر ارشد اطلاعات دارد، مدیریت روزمره خدمات و ابزارهای واحد IT سازمان است. این واحد، بستر لازم برای فعالیت‌های اطلاعاتی روزمره سایر واحدهای سازمان مانند دبیرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداری و بخش‌های دیگر را فراهم ‌می‌کند. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید بر حُسن اجرای وظایف این بخش از سازمان نظارت دائمی داشته باشد. همچنین بسیار محتمل است که واحد IT، خدمات ویژه‌ای نیز به کارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اینترنت یا سرویس ذخیره‌سازی فایل در شبکه). در این‌صورت، مدیر اطلاعات باید بر نحوه ارائه این خدمات نیز نظارت داشته باشد. ۲) مدیریت کارشناسان IT بدیهی است که تا دو یا چند نفر به عنوان کارشناس کامپیوتر و فناوری اطلاعات در یک سازمان مشغول به کار نباشند، صحبت از مدیریت فناوری اطلاعات در آن سازمان معنایی نخواهد داشت. چنانکه پیشتر هم گفتیم، چگونگی تعامل با این کارمندان و به اصطلاح سروکله زدن با کارشناسان IT سازمان، یکی از دغدغه‌ها و مسوولیت‌های اصلی یک CIO است. ۳) مدیریت ارتباطات یکی از بخش‌های مدیریت اطلاعات در سازمان، تسهیل روند آن‌دسته از ارتباطات درون و برون سازمانی است که به واسطه ابزارهای ارتباطی الکترونیکی و کامپیوتری میان کارمندان شرکت از یک سو و نیز میان کارمندان و مخاطبان فعالیت‌های سازمان از سوی دیگر صورت می‌گیرد. نحوه دخالت مدیر ارشد اطلاعات در این زمینه بیشتر فنی و تکنیکی است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاری است. وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این زمینه آن‌ است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت شریان‌های اطلاعاتی درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بیرون از سازمان، به طور مداوم در فکر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه ای که کارمندان سازمان برای ارتباط گیری میان خود و مراجعان و مشتریان سازمان با کمترین مانعی روبرو شوند. ۴) فراهم ساختن امنیت اطلاعات و ارتباطات وقتی صحبت از زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان به میان می‌آید، بی‌درنگ مهمترین موضوعی که به ذهن خطور می‌کند مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. یک ساختار ارتباطی هرچقدر هم که پیشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلی به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان را زیر سوال می‌برد و همه کارکردهای مثبت آن را به خطر می‌اندازد. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید متوجه باشد که اگر به موازات تسهیل روند گردش اطلاعات در سازمان فکری به حال افزایش امنیت بستر اطلاعاتی نکند، افزایش میزان تبادل اطلاعات عملا به معنی به خطرانداختنِ هرچه بیشتر دانش، تجربه، سرمایه معنوی و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است که گاه ارزش اقتصادی یا راهبردی فراوان دارد. ۵) مدیریت دانش از آنجا که امروزه اطلاعات، یکی از اَشکال اصلی و مهم سرمایه در سازمان‌های مترقی محسوب می‌شود، می‌توان پیش‌بینی کرد که آن‌دسته از سازمان‌ها که خود را نیازمند بهره‌گیری از توان یک مدیر ارشد اطلاعات در مجموعه کادر مدیریت سازمان می‌بینند، لابد به سطحی از پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات رسیده‌اند که دانش و اطلاعات ذخیره‌شده در سازمان، به کالایی گرانبها در میان انواع سرمایه ها و داشته‌های سازمان تبدیل شده است. مدیریت دانش یا Knowledge Management در واقع یک مدیریت استراتژیک است. همان‌طور که کنترل سرمایه‌های مالی سازمان یکی از حساسترین و راهبردی‌ترین پایه‌های مدیریت آن است، برای سازمانی که از روش‌های دانش‌بر در کسب‌وکار خود استفاده می‌کند نیز کنترل سرمایه‌های اطلاعاتی سازمان بسیار مهم و کلیدی است. بدون شک این مورد یک از مهمترین مسوولیت‌های یک CIO است. ۶) مدیریت محتوا یکی دیگر از وظایف مهم CIO که ارتباط تنگاتنگی با امور اطلاعاتی روزمره سازمان دارد، نحوه مدیریت محتوا یا Content Management است. در اینجا منظور از محتوا چیزی جز همان داده‌ها و اطلاعات با ارزشی که بر بستر ارتباطی سازمان جاری است نمی‌باشد. بهترین تعبیری که از مفهوم مدیریت محتوا در یک سازمان می‌توان ارائه کرد همان است که اصطلاحا Digital Workflow یا چرخه دیجیتالی امور اطلاعاتی سازمان نامیده می‌شود. این چرخه ممکن است فقط محدود به آن‌دسته از اطلاعات که در کالبد سیستم‌های کامپیوتری تولید و پردازش می‌شوند باشد، یا به تدریج تمام چرخه‌های غیر دیجیتالی بروکراسی سازمان را نیز دربرگیرد و آنها را هم شامل شود. ۷) بودجه ‌بندی مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در یک سازمان کار بسیار حساس و ظریفی است.CIO باید همواره به خاطر داشته باشد که فناوری اطلاعات آمده است که تا چرخه امور در کسب‌وکار سازمان را تسهیل کند. اگر قرار باشد به‌کارگیری فناوری اطلاعات هزینه‌های سازمان را افزایش دهد و بهره‌وری اندکی ایجاد کند، با توجه به پیچیدگی‌های فنیIT و نیاز مبرم آن به نیروی متخصص ماهر، در مجموع کسب‌وکار سازمان به جای حرکت به سمت چابکی و کارآمدی، به سمت کاهش بازده و پیچیدگی بیشتر حرکت خواهد کرد. در چنین شرایطی ممکن است مدیریت سازمان از پیاده‌سازی فناوری اطلاعات در مقیاس عمده صرف‌نظر کند. هنرCIO این‌است که یک برنامه زمانی قابل دفاع از نحوه هزینه شدن بودجه اختصاص یافته به توسعه کاربری فناوری اطلاعات در سازمان ارائه نماید. به گونه‌ای که دیگر مدیران سازمان به تدریج آثار مثبت به‌کارگیری فناوری اطلاعات را احساس کنند. ۸) مدیریت پروژه گاهی اوقات انجام ماموریت‌های محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام‌رساندن پروژه‌های ویژه کوچک و بزرگی است که فراتر از امور روزمره و عادی این واحد هستند. در چنین مواقعی کنترل روند آغاز و پایان پروژه بسیار حیاتی است. پروژه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات، حتی پروژه‌های کوچک، نوعاً دارای سطحی از پیچیدگی و ظرافت هستند که اگر پیش‌بینی نشوند، انجام این پروژه‌ها نهایتا حاصلی جز صرف هزینه‌های زیاد و بازده اندک نخواهند داشت. زمان‌بندی انجام پروژه‌های مشابه نیز از یک سازمان به سازمان دیگر تفاوت دارد. زیرا سیستم کسب‌وکار، زیرساخت اطلاعاتی و میزان تخصص و دانش نیروی انسانی در سازمان‌ها متفاوتند. مدیران باتجربه‌تر می‌توانند با توجه به وضعیت کنونی سازمان و نوع ماموریت و کسب‌وکار سازمان، پیش‌بینی کنند که یک پروژه مشخص چقدر زمان‌ می‌برد و به چه پیش‌نیازهایی وابسته است. در واقع هنگامی که پای اجرای یکی از این پروژه‌ها به میان می‌آید، هیچ‌کس بهتر از CIO ‌قادر به تصمیم‌گیری صحیح در این زمینه نیست و از همین رو مدیریت و کنترل پروژه هایIT بر عهده اوست. ۹) ارتباط با سایر مدیران CEO) ، CTO و ...) واحدIT سازمان یک واحد مجزا نیست. فعالیت روزانه آن با اوضاع و احوال و نیازها و مشکلات سایر بخش‌های سازمان گره خورده است. در چنین شرایطی کاملا بدیهی به نظر می‌رسد که تعامل با مدیران سایر بخش‌های سازمان را جزو وظایف روزمره CIO بدانیم. حتی گاهی اوقات این تعامل نقش استراتژیک و حساسی پیدا می‌کند. مثلا در برخی سازمان‌های بسیار بزرگ (مانند شرکت‌های خودرو سازی) مدیران دیگری نیز وجود دارند که بر حسن به‌کارگیری و مدیریت دیگر فناوری‌های مورد نیاز سازمان نظارت کنند. گاهی اوقات از اصطلاح CTO یا مدیر ارشد فناوری برای این منظور استفاده می‌شود. در این گونه موارد، استفاده از فناوری پیشرفته فقط محدود به فناوری اطلاعات نیست بلکه فناوری‌های دیگری را نیز دربرمی‌گیرد. حتی در بعضی سازمان‌های ممکن است CIO تحت مدیریت CTO که به نوبه خود بر عملکرد تمام جنبه‌های فناورانه در سازمان نظارت می‌کند، عمل نماید. به هرحال ساختار مدیریتی سازمان هرچه که باشد، مدیر ارشد اطلاعات معمولا یکی از آن‌دسته مدیرانی است که بنا به ماهیت کار و مسوولیتش نیاز فراوانی به تعامل با دیگر مسوولین سازمان دارد. این تعامل آنقدر مهم است که فراتر از یک نیاز بلکه جزو مسوولیت‌های اصلی او به شمار می‌رود. ۱۰) مدیریت استراتژیک نهایتاً باید بر این نکته مهم تاکید کرد که مدیریت فناوری اطلاعات یا به تعبیر دیگر، مدیریت اطلاعات سازمان یک مدیریت استراتژیک است. معنای این حرف آن است که ممکن است موقعیت‌های حساس و سرنوشت‌سازی برای راهبری فناوری اطلاعات در سازمان پدید آید که نیازمند تصمیم‌‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌های به موقع و موثر باشد. این ویژگی ناشی از ماهیت پویا و سیال فناوری اطلاعات و صنعت کامپیوتر است. این صنعت خیلی سریع تغییر می‌کند و مدیریت مسائل مرتبط با آن، حتی در گستره کوچکی مثل یک سازمان (در مقایسه با گستره کلان جامعه) کندی و رخوت را برنمی‌تابد. تصمیمات باید سریع و موثر اتخاذ شوند. تصمیم‌های دیرهنگام و یا اشتباه ممکن است عواقب جبران‌ناپذیری درپی‌داشته باشد. متاسفانه هیچ‌کس نمی‌تواند در چنین مواقعی به مدیر ارشد اطلاعات بگوید که کدام تصمیم درست خواهد بود. این وظیفه اوست که با شناختی که از واقعیت‌های صنعت فناوری اطلاعات و مختصات کسب‌وکار سازمان مطبوعش دارد، تصمیم درست و به هنگام را اتخاذ کند و برانجام آن پافشاری نماید.

روش نگارش یک رزومه کامل

روش نگارش یک رزومه کامل

در رزومه معمولاً باید تعریف کامل و مشخصی از خودتــــان بدهید و این یکی از مهمترین مسائل در شناسنامه کـاری شماست. رزومه یک خلاصه ی دو یا سه صفحه ای از شما و مهارتها، دستاوردها، تجارب کاری و تحصیلاتتان است که هـــدف آن جلب نظر صاحب کار آینده تان است. رزومـه هـم مثل خود زندگی است. دچار تغییرات و تحولات زیاد می شـود. باید مداوماً به روز شود و اطلاعات جدید به آن اضافه شود. اگر می خواهید برای چند شغل در صنعت های مختلف تـقـاضـای کـار دهـیـد، بـهتر است رزومه های مختلف درست کنید که در هر کدام به مـهارت هــای خاص شما در رابطه به آن صنعت اشاره شده باشد. هدف این مقاله این است که شما را با نکات مهمی در زمینه ی تدوین یک رزومه ی خوب آشنا کنیم. ● تاثیر اول هروقت که می خواهیم یک رزومه درست کنیم، باید خودمان را جای استخدام کننده و کارفرمایی بگذاریم که رزومه ها را بررسی می کند. او باید از میان چندین رزومه، آن که از همه مناسب تر است را انتخاب کند. شما باید کاری کنید که ابتدا آنها از رزومه ی شما خوششان بیاید و بعد هم همه ی مطالب درج شده در رزومه را به آنها ثابت کنید. ● متن رزومه باید سعی شود که متن رزومه هر چه خلاصه تر باشد. فقط کافی است در آن خلاصه ی کوتاهی از خودتان بدهید، که نباید بیشتر از یک صفحه باشد. اطلاعات نباید به هیچ وجه در رزومه تکرار شوند. این صفحه باید حداکثر از سه پاراگراف به شکل زیر تشکیل شده باشد: ـ پاراگراف اول: نباید بیش از دو یا سه جمله باشد. در آن مقدمه ی کوتاهی در مورد خودتان و اهداف کاریتان می دهید. همچنین می بایست در مورد طریقه ی اطلاع یافتن شما از آن شرکت توضیحی بدهید، چه روزنامه باشد یا آشنایی در همان شرکت. ـ پاراگراف دوم: در این پاراگراف باید اطلاعات مربوطه در مورد میزان تحصیلات، مهارتهای تخصصی و توانایی هایتان که برای شرکت مورد نظر مفید خواهد بود را ارائه دهید. ـ پاراگراف سوم: این پاراگراف آخر باید اطلاعات شخصی شما را به کارفرما ارائه دهد که در صورت نیاز بتوانند با شما تماس بگیرند. حتماً اسم، شماره ی تماس، ایمیل و شماره ی فکستان را ذکر کنید. آدرس ایمیلتان باید کامل و واضح باشد. مثلاً اگر اسمتان علی اسمیت است، آدرس ایمیلتان باید چیزی مثل [e-mail] باشد. باید در رزومه اطلاعاتی درج شود که حتماً به کار آن شرکت و پستی که می خواهند برای آن استخدام کنند بیاید. اطلاعات باید واضح و مرتبط باشد. یک رزومه معمولاً از ۵ جزء تشکیل شده است: ۱) اهداف کاری ۲) تجارب کاری ۳) میزان تحصیلات ۴) اطلاعات اضافی ۵) منابع ▪ اهداف کاری اهداف کاری به عنوان پیش درآمدی برای یک رزومه ی خوب و اصولی است که همه ی اطلاعات با قاعده و ترتیب منظم شده است. در این بخش باید کارفرما را با اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود در زمینه ی کاری آشنا کنید. و بیان کنید که پیشرفت کاریتان تاکنون در چه حدی بوده است. این قسمت ارجحیت های کاری شما را به طور خلاصه و مرتب با سایر قسمت های رزومه بیان می کند می تواند فرصت خوبی برای ابراز توانایی هایتان در همان اول رزومه باشد. به یاد داشته باشید که از تکرار موارد جلوگیری کنید. ▪ تجارب کاری این قسمت تا حد زیادی می تواند بگوید که چه کارهایی می توانید انجام دهید و چطور و در کجا برای این کارها آموزش دیده اید. ممکن است از مهارت های مورد نیاز برای یک شغل باخبر باشید، اما بیان این مهارت ها می تواند به رئیس آینده تان نشان دهد که شما شایسته ی پستی حتی بالاتر هستید. به یاد داشته باشید که حتماً تجربه های کاریتان را به ترتیبی معکوس از نظر تاریخی بنویسید. برای هر کار موارد زیر را نیز مشخص کنید: ـ عنوان پست ـ عنوان سازمان ـ محل کار ـ تاریخ استخدام کارفرما وقتی در مورد تجربه های کاریتان بداند بسیار راغب خواهد بود تا با میزان تحصیلات و آموزش های شما هم آشنا شود. ▪ میزان تحصیلات اگر تجربه های کاریتان زیاد نبوده باشد، این قسمت اهمیت زیادی پیدا خواهد کرد. برای نوشتن از همان ترتیب معکوس تاریخی استفاده کنید. در زیر جنبه های اصلی که باید در این قسمت به آن اشاره شود را یادآور می شویم: ـ درجه ی تحصیلات ـ موسسات و دانشگاه ها ـ تخصص/فوق تخصص ـ سمینارها، کارگاه ها و آموزش های ویژه ـ میانگین معدل ▪ اطلاعات اضافی این قسمت از رزومه می تواند شامل چند زیر مجموعه مثل علایق، دانش های رایانه ای، فعالیت ها، مهارت های زبانی و...باشد. در این قسمت باید به آن دسته از توانایی هایتان اشاره کنید که در دو بخش قبلی ذکر نشده بود. ۱) علایق در این قسمت میتوانید به علایقتان در زندگی اشاره ای داشته باشید. اگر به دوچرخه سواری یا هر نوع ورزش دیگر علاقه دارید، می توانید ذکر کنید، با این کار کارفرمای شما متوجه خواهد شد که فردی هستید که از زندگی نهایت استفاده و لذت را می برید. اطلاعات کامپیوتری: بعضی از شغل ها نیازمند داشتن دانش ها و آگاهی هایی در زمینه ی بعضی برنامه های کامپوتر هستند. اگر اطلاعاتی در این زمینه دارید می توانید در این قسمت ذکر کنید. ۲) فعالیت ها در این زمینه می توانید به فعالیت ها و دستاوردهای غیر کاری خود اشاره کنید. ـ تخصص های زبانی: اگر قادرید که به زبان هایی غیر از زبان خود مکالمه کنید یا هر تخصصی در یکی از زبان های خارجی دارید باید در این قسمت به آنها اشاره کنید. ● منابع اگرچه بردن نام افراد در رزومه ضروری نیست اما با اینکار، کارفرمای شما می تواند به طور مثال با رئیس سابقتان در مورد شما گفتگو کند و اطلاعاتی کسب کند. اگر مایل نیستید که نام کسی را ذکر کنید می توانید در این قسمت اشاره ای داشته باشید که در صورت نیاز یا تقاضا قادر به ارائه ی منبع هستید. اگر خواستید از افراد در رزومه خود نام ببرید، حتماً به یاد داشته باشید که قبلش با خود آنها هماهنگی های لازم را انجام داده باشید و کسب اجازه کنید. حال که با نحوه ی تدوین یک رزومه ی خوب و کامل آشنا شدید، خود را برای مصاحبه آماده کنید...

شیوه نوشتن درخواست ارائه طرح پیشنهادی(RFP )

شیوه نوشتن درخواست ارائه طرح پیشنهادی(RFP )

اگر تا کنون در پروژه های مختلف فعالیت کرده باشید یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه حضور پیدا کرده اید حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده شاید هم در آگهی های مناقصه یا در روزنامه ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید.RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای Request for Proposal می باشد. زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا می کند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکت ها کمک می کند به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه RFP روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرح ها با خبر می سازد. با تهیه راهنماهای لازم کار شرکت ها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده می شود چراکه چهارچوب کلی در دفترچه های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار میگیرد. هیچگونه استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد اما نهاد های دولتی معمولاً چهارچوب هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح های پیشنهادی اعمال می کنند. شرکت های پیمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی های خود برای تامین نیاز ها و درخواست های لحاظ شده و تعیین شده برای چهارچوب پروژه می کنند. هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی ها و چهارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند. محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است: ▪ خلاصه مدیریتی- خلاصه ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می گذارد. ▪ شرح ضرورت- تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار ▪ تشریح پروژه- تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه ▪ اطلاعاتی در مورد سازمان ▪ برنامه زمانی پروژه ▪ بودجه ▪ نتایج پروژه نکته قابل توجه این که شرایط شرکت های کوچک با شرکت ها و سازمان های بزرگ برای تهیه طرح های پیشنهادی تفاوت می کند نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک به محض اعلام نیاز بسیار ساده تر از نوشتن طرح برای یک پروژه بزرگ دولتی است و نیاز به مطالعات و بررسی ها و امکان سنجی های گسترده دارد. یک EFP می تواند در دو صفحه یا در حجم یک کتاب تهیه و منتشر شود نمونه های بسیاری از RFP ها در وب وجود دارد که می توانید با جستجو آنها را بیابید. ● چگونه یک RFP برای پروژه های وب بنویسیم شاید یکی از بزرگترین دلایل اشتباهات که موجب مشکلاتی بین مشتری ها و شرکتهای توسعه دهنده خدمات اینترنت و وب هستند اطلاعات ناکافی در درخواست طرح پیشنهادی نوشته شده باشد. معمولا برای مشتری ها بیان اینکه دقیقا چه چیزی می خواهند و از انجام یک پروژه چه انتظاراتی دارند بسیار ساده است اما قسمت دشوار کار برای آنها نوشتن و مکتوب کردن این نیاز هاست. اغلب اتفاق می افتد که مشتری ایده های کوچکی در مورد آنچه می خواهد و نیاز دارد به شما ارائه می دهد. مثلاً اگر قرار است برای او یک وب سایت طراحی کنید او یک دید کلی نسبت به آنچه می خواهد به دست آورد دارد اما در بیان جزییات ایده هایش عاجز است. گاهی اوقات مشتری از نداشتن ایده و دیدگاه خاصی آگاه است و گاهی می داند که چه می خواهد ولی تجربه توسعه دهندگان را در آن شاخه خاص بیش تر از خود می داند. آماده کردن یک RFP با هدف دریافت طرح های مطالعه شده و سنجیده برای پروژه های شماست. با این کار شما می توانید در زمان بر خوردن به پروژه های گران و پیچیده با آرامش و دقت و دید بازتری تصمیم گیری نمایید. بخش بزرگی از مسئله تهیه RFP دشواری نوشتن همه جزییات و امکانات مورد نظر قبل از داشتن ایده ای خاص نسبت به آنچه نیاز داریم و چگونگی عملکرد پروژه در وب است. همچنین باید خاطر نشان کرد که توسعه پروژه های تحت وب چند سالی است که به صورت جدی مطرح شده اند و از این رو نباید تعجب کرد که بسیاری از مشتریان این گونه پروژه ها دانش و تجربه لازم را برای نوشتن انواع RFP برای اینگوه پروژه ها نداشته باشند. نوشتن RFP برای ساختن یک پل و یا نصب کردن شبکه کاملا با RFP های پروژه های تحت وب فرق می کند. مطلوب ترین حالت برای یک شرکت یافتن یک مشاور زبردست است تا قبل از نوشتن RFP تصویر و تشریحی نسبت به آنچه پروژه باید داشته باشد بوجود آورد. یک مشاوره خوب می تواند منجر به نوشته شدن یک RFP خوب شودکه در نهایت باعث تسهیل در روند اجرای پروژه به نفع هر دو طرف خواهد شد. من دو مرحله برای روند اجرای طرح پیشنهاد می کنم در مرحله اول به جستجوی شرکت هایی بپردازید که بتوانند در مناقصه RFP شما شرکت کنند. ترجیح بر این است که ۳ یا ۴ شرکتی که فکر می کنید بتوانند از عهده این کار برایند را انتخاب کنید. برای این کار لازم است مجموعه ای از اطلاعات اجمالی که شرکت های علاقه مند به همکاری با شما ممکن است به آنها نیاز پیدا کنند را تهیه کنید. این اطلاعات ابتدایی باید بر روی اهداف و دیدگاه ها تاکید کند- مثلاً شما می خواهید سایتتان چه کاری انجام دهد؟ دلایل شما برای راه اندازی یک وب سایت چیست؟ لازم نیست خیلی طولانی درباره این مسائل توضیح دهید متنی مانند نمونه زیر کفایت می کند: شرکت............به دنبال یک همکاری برای ساختن یک وب سایت با ویژگی های زیر دارد: ساختن و تقویت کردن نام تجاری....... در دنیا، فروش محصولات...................، قابلیت پشتیباتی مشتریان شرکت. شرکت های علاقه مند می توانند با...............................تماس بگیرند. شرکت خود و فعالیت ها و محصولات آن را معرفی کنید و مقداری اطلاعات در باره زمانی که در ذهن خود برای پرژه در نظر گرفته اید را اعلام کنید و منابعی را که قصد دارید برای پروژه صرف کنید معرفی کنید. با افرادی که پاسخی برای شما ارسال می کنند صحبت کنید و با کسانی که مایل به دریافت اطلاعات بیشتر هستند ملاقات داشته باشید. در این شرایط شما می توانید کار تهیه RFP خود را آغاز نمایید.شما باید تعداد شرکت کنندگان در مناقصه را به ۳ تا ۴ شرکت محدود کنید. طرح های پیشنهادی باید شامل بخش های زیر باشند: ▪ خلاصه مدیریتی که شامل شرح مختصری از مسیر اجرای پروژه و هزینه ها می باشد. ▪ اطلاعات شرکت به همراه جزییات مالی ▪ تصدیق نامه هایی از مشتریان قبلی که برای آنها پروژه هایی انجام داده اید به همراه اطلاعات تماس و وب سایت های مربوط به آنها ▪ تشریحی از روند توسعه ▪ روش ارائه پیش نویس ▪ کنترل کیفیت ▪ آزمایش ▪ تیم اجرایی و پتانسیل های آنها ▪ برنامه زمان بندی ▪ جزییات هزینه ها و پرداخت ها ▪ زمان و شرایط اطمینان حاصل کنید که در RFP برنامه زمان بندی مناسبی را برای طرح پیشنهادی و یا روند اجرایی پروژه تنظیم کرده اید. چیزی شبیه به نمونه زیر: ▪ ۱۰ اردیبهشت- اتمام زمان دریافت درخواست های همکاری ▪ ۲۰ اردیبهشت- بررسی صلاحیت ها ▪ ۲۲ اردیبهشت- تهیه لیستی از شرکت کنندگان منتخب مناقصه ▪ ۳۰ اردیبهشت- ارسال RFP به شرکت های منتخب ▪ ۱۵ خرداد- بررسی پاسخ های رسیده ▪ ۲۰ خرداد- گزینش برنده منقصه ▪ ۲۲ خرداد- نخستین جلسه برای کار بر روی پروژه ▪ ۳۰ خرداد- آغاز به کار فعالیت شرکت منخب بر روی پروژه ▪ ۲۰ تیر – گزارش پیشرفت مرحله اول ▪ ۱۰ مرداد- گزارش پیشرفت مرحله دوم ▪ ۳۰ مرداد- پایان کار پروژه و گزارش نهایی ممکن است برنامه زمان بندی شما از جزییات بیشتری نیز برخوردار باشد ولی به هر حال باید اطلاعات کلی لازم را در اختیار شرکت همکار خود قرار دهید. تمرکز مناسب بر روی شرکت های پیشنهاد دهنده در مناقصه می تواند باعث پوشش کامل اهداف و دیدگاههای شما در RFP شود بهترین کار برای دستیابی به این منظور محدود نکردن شرکت های مزبور است تا بتوانند با ذهنیت بازتری راه حل های مناسب را برای پروژه شما پیشنهاد کنند